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Avec l’ajout de Power Pivot à sa gamme de produits décisionnels, Microsoft a confirmé il y a 2 ans son intérêt pour le marché de la Self-Service BI. Concurrent plus ou moins direct d’outils comme Qlik View, ou Tableau Software, il a l’avantage d’être un add-in gratuit et parfaitement intégré à un des standard du marché car outil incontournable de nombreux utilisateurs : Microsoft Excel (qui dans une certaine mesure est sans doute le premier outil de Self-Service BI).

Ce couteau suisse de l’analyse de données a-t-il réussi aujourd’hui à percer et à faire son trou sur le marché de la BI à destination des utilisateurs et à se faire une place dans la boite à outil des professionnels de la BI Microsoft, déjà bien remplie par les lots SSIS, les bases SQL, les cubes OLAP, les rapport Reporting Services et les classeurs Excel ?

Au travers de nos réflexions, nous allons aborder les questions autour de la maturité de la Self-Service BI, de son adhésion aux besoins des utilisateurs ou encore de son périmètre, car même s’il en est la tête de gondole, PowerPivot n’est pas le seul outil.

Des développeurs sur la réserve

Le self-service nous fait peur, à nous les professionnels de la BI : perte de notre travail ou changement de celui-ci vers du "user-sitting" qui peut paraître moins intéressant, dégradation des solutions de BI d’un point de vue de la technique et de leurs richesses…

Nous assistons ainsi à une réticence des profils techniques et développeurs, principalement due au fait qu’ils sentent avoir été oubliés dans la création de l’outil : pas de sandbox – ex : PowerView – pas d’outillage dédié. A cela, on peut nous rétorquer que ces outils ont été faits pour des utilisateurs, pas pour les développeurs ou les consultants des services IT, pourtant c’est bien les acteurs de l‘IT que l’on appelle pour aider, débloquer, corriger, améliorer, dépanner les solutions, même quand celles-ci sont étiquetées Self-Service BI.

Un besoin de Corporate BI pas forcément évident

Ces nouveaux outils de BI sont-ils suffisants ? La question se pose évidemment car en voyant l’évolution des outils et de leur usage, nous pouvons nous dire que demain les utilisateurs auront tout un ensemble d’outils à leur disposition. Même si aujourd’hui, nous n’en sommes pas encore au niveau des fonctionnalités avancées offertes par la BI dite « d’entreprise » – son ETL, ses bases SQL et ses cubes multidimensionnels – et ses outils, lesquels couvrent l’ensemble des besoins de reporting des différents services métiers. Pour autant, les utilisateurs ont-ils besoin de ces fonctionnalités avancées ?

Nous avons tous des anecdotes d‘erreurs de calcul qui se transforment en règles métier, de schémas tordus fait par un utilisateur qui font foi dans l’entreprise, des données incorrectes mais que tout le monde corrige dans sa tête à la lecture… Les utilisateurs ne comprennent pas forcément tout ce qu’ils font ce qui conduit à des modélisations non-conventionnelles, parfois à la limite de la justesse. Mais au final, cela fonctionne souvent et leur donne satisfaction. La qualité, des données et de la modélisation qui permet de les gérer, tout cela n’est qu’une histoire de référentiel et il est bien différent entre un simple utilisateur et un développeur de cubes.

Qui n’a jamais croisé une entreprise ou un service qui repose sur un projet décisionnel complet tournant avec un Excel sur-dopé à la macro VB ou sur un Access tunné jusqu’au bout des formulaires? Si les utilisateurs ont les outils et la puissance pour croiser tout dans tous les sens, pourquoi vouloir viser la rigueur façon "Corporate-BI" (ie. une démarche de modélisation multidimensionnelle classique). N’oublions pas non plus que les projets de BI personnelle n’ont généralement pas besoin de répondre aux mêmes exigences, notamment en termes de sécurité et de montée en charge. En effet, comme son nom l’indique, la solution n’a pas vocation à être partagée largement au sein de l’entreprise, qui plus est par une personne n’appartenant pas au service IT.

En analysant un peu les raisons qui nécessiteraient de faire appel à des professionnels de la BI, nous constatons que nous sommes sollicités dès que les difficultés arrivent. Parmi les problèmes généralement rencontrés : les mauvaises performances de traitement en général, des problèmes de gestion de gros volume de données en particulier, des difficultés de modélisation pour faire des analyses très avancées, des problèmes de maintenabilité et d’industrialisation de la solution adoptée et parfois même des problèmes dans l’obtention des bons résultats dans les calculs d’indicateurs…

Le rôle des professionnels dans ces projets

Est-ce que les technologies de Self-Service BI de demain auront toujours ces problèmes ? Peut-être ; mais nous constatons que les outils proposés sont de plus en plus puissants, se connectent à de plus en plus de sources et acceptent des volumes colossaux. Quant à la maintenance, ils sont construits pour s’insérer dans une IT maîtrisée à l’image de PowerPivot pour SharePoint. Et si ça rame, il est toujours possible de rajouter des serveurs dans la ferme, c’est prévu… Tout cela milite en faveur de cette BI pour les utilisateurs et lui promet un bel avenir.

Il est en revanche difficile de nier que des besoins d’accompagnement risquent de se faire sentir : comment imaginer que nos utilisateurs, qui parfois ont quelques difficultés avec des tableaux croisés dynamiques, vont sans problème concevoir des modèles PowerPivot, éditer des règles métier en DAX ? Autant d’opportunités à saisir, d’autant plus que ces projets PowerPivot peuvent enclencher par la suite des réflexions beaucoup plus ambitieuses.

Le passage de la BI-personnelle vers la BI-corporate est-il possible ?

L’éditeur en fait la promotion en tout cas. Mais notre expérience de professionnels nous laisse croire que le passage ne peut être automatique car il suppose un ajustement du schéma, des données en entrée ou des calculs. Cela veut souvent dire un retour en "modélisation". Malgré cela, nous ne parlons pas d’un retour à la planche à dessin car le travail d’analyse fournit par l’utilisateur qui a mis en place la solution est précieux et va souvent au-delà d’une simple spécification. Pourtant, il est vrai qu’imaginer un simple portage serveur d’un modèle PowerPivot paraît illusoire dans la majeure partie des cas.

Sans compter que pour un passage à la BI Corporate répondant à des besoins fonctionnels non couverts par le self-service, il y aura besoin de professionnels maitrisant les subtilités du multidimensionnel, ou les calculs tabulaires complexes. Une réutilisation complète de la solution BI Personnelle vers Corporate BI serait envisageable à partir du moment où celle-ci ne consisterait qu’à l’implémentation de calculs supplémentaires plus complexes sur le modèle existant (formule DAX plus avancées par exemple) et/ou à l’implémentation d’une couche de sécurité des données.

Au-delà de ces considérations techniques, il est tout de même important de se rappeler que la marche est tout de même haute entre la Self-Service BI qui requiert peu d’outils (Power Pivot nécessite Excel 2010 mais reste un add-in gratuit à celui-ci) et peu d’infra (un poste client), et sa grande sœur qui arrive avec son armada de serveurs et de licences (SQL Server, SharePoint Enterprise, Office, ferme de serveurs, etc.). Même si le chemin de migration logicielle est simple, le coût de sa mise en œuvre va en rebuter plus d’un, n’ouvrant pas plus la Business Intelligence aux PME que l’offre traditionnelle. En cela, certaines entreprises feront de la Self-Service BI dans un premier temps, et pas plus, en tous les cas pas avant d’en avoir démontré le ROI. Toutefois il faudra être là le jour J quand cela deviendra le cas.

Sans rentrer dans des considérations de tarifs, il est intéressant de noter que malgré tout cela, l’offre de Microsoft reste bon marché et surtout ouvre les portes d’une plate-forme extrêmement riche (toutes les fonctionnalités de SharePoint + toutes les fonctionnalités SQL Server). Même si tout n’est pas exploité systématiquement, il est cependant intéressant d’avoir une certaine homogénéité des outils self-service et Corporate BI, montrant un certain effort de normalisation de la plateforme.

Une IT fournisseur et un client simple consommateur de données ?

Corporate BI et Self-Service BI partagent les mêmes problèmes : la récupération et la standardisation des données restent le nerf de la guerre. Quand on voit les coffres forts mis en place dans certaines entreprises ou le fait qu’il faille passer par trois services différents pour demander des extractions il est difficile d’imaginer un utilisateur parcourant sans aucun problème les données sensibles de l’entreprise. Sans compter la difficulté de compréhension de certaines bases.

Il y a donc nécessité de gouvernance IT au niveau de la fourniture des données. Que ce soit l’harmonisation des référentiels via par exemple le Master Data Management ou tout simplement les politiques d’entreprise quant à la sécurité. Même si ce ne sont pas les premières nécessités de la BI personnelle, ni même de la BI d’équipe, ces points ne sont pas à négliger, surtout dans de grandes entreprises ou des PME en forte croissance ou encore dans des domaines règlementés.

Au niveau des données, la frontière entre BI personnelle et d’entreprise est assez fine. En effet, les solutions construites par les utilisateurs vont souvent utiliser une partie des données disponibles dans le système d’information de l’entreprise. C’est le « last mile », le fichier Excel que vient par exemple de compiler un utilisateur et qu’il souhaite croiser au données du SI qui va faire basculer le modèle en « self-service ». En quelque sorte, la BI self-service permet dans certains cas de compenser les temps d’implémentation des projets d’entreprise en apportant des réponses « rapidement » aux utilisateurs. Le piège serait de considérer les éléments réalisés comme pérennes s’ils venaient à devoir être diffusés largement.

Un client au contraire acteur de la qualité de données

Néanmoins, même de ce point de vue-là, à partir de SQL Server 2012, l’utilisateur accède au statut de partenaire autonome de l’IT dans la réponse à apporter à la qualité de données et non plus comme celui d’un simple consommateur de celles-ci. On pense notamment à DQS (Data Quality Services) qui permet de créer des règles, des dictionnaires et d’y faire conformer ses données. Mais on peut citer aussi la nouvelle version de MDS (Master Data Services), l’outil de Master Data Management de Microsoft pour donner accès à l’utilisateur et le faire participer aux référentiels d’entreprise.

Quant aux sources de données externes, il est important de noter que la Self-Service BI n’est pas restreinte à un outil de croisement de données (ie. PowerPivot) mais bien une plate-forme décisionnelle complète. Et le point commun à l’ensemble des briques de ce genre de plate-forme reste la donnée. Microsoft s’est par exemple lancé dès 2008 dans le OData et la croisade pour libérer les données. Ce format d’échange est présent en entrée et en sortie des outils, essayant de transformer chaque utilisateur en relai de données, à la fois consommateur mais aussi diffuseur. On peut d’ores et déjà tester des outils comme Data Explorer, encore en beta, qui laisse l’opportunité à l’utilisateur de façonner, d’enrichir et de publier son flux de données. Ces outils sont bien évidemment orientés utilisateur et ils l’aménerontà, au cœur des processus liés aux données.

Quels freins à l’adoption ?

En dehors de la volonté exprimée ou non de garder l’utilisateur dans son pré carré de consommateur, le principal frein à l’adoption de self-service BI aujourd’hui nous paraît venir de trois axes principaux. Tout d’abord la connaissance par les non informaticiens de l’existence des outils disponibles. En effet, les besoins en BI Personnelle ne sont pas systématiquement remontés aux services informatiques des entreprises. Hors ce sont ces services, public averti, auprès desquels les outils tels que PowerPivot ont été présentés jusqu’à présent. Ensuite, les outils sont relativement jeunes, et souffrent encore de quelques lacunes, notamment en termes de visualisation des données. PowerView apporte certes un plus évident, mais son mode de licensing limite aujourd’hui son utilisation à des entreprises de taille respectables, prêtes à s’offrir une licence entreprise de SharePoint. Enfin les utilisateurs eux-mêmes ne disposent pas encore, on le voit sur le terrain, de cette maturité dans l’analyse. Les Power Users existent – nous les avons rencontrés ! – mais ils sont encore trop peu nombreux pour infléchir drastiquement la tendance du marché, même si on les sent à portée, prêts à se lancer. A nous de les sensibiliser, les former, de les éveiller, pour ouvrir de nouvelles possibilités de projets.

Si nous nous projetons dans l’avenir en suivant la voie que trace Microsoft avec sa Self-Service BI, on peut facilement espérer avoir des outils suffisamment ergonomiques, intuitifs et puissants pour mettre l’intégralité des besoins et usages de la Business Intelligence dans les mains des utilisateurs, qu’ils soient power-users ou utilisateurs finaux. Il est tout à fait possible d’imaginer également que ce type de BI saura évoluer vers l’IT et des implémentations très avancées le plus naturellement du monde.

Conclusion

En conclusion, nous pouvons d’abord dire que le périmètre de la Self-Service BI est presque aussi large que celui de sa grande sœur la BI traditionnelle. Beaucoup d’outils – SharePoint, Excel, PowerPivot, Data Explorer, MDS, DQS, Report Builder, etc… – répondants aux différents stades de l’implémentation et aux différents usages. Tous ces outils se voulant à destination des utilisateurs, plus ou moins avancés, mais en tout cas ne nécessitant pas des professionnels pour démarrer. Il sera important de bien communiquer sur ces outils, et leurs caractéristiques auprès des utilisateurs fonctionnels, en passant par exemple sur de l’accompagnement et de la formation.

On constate toutefois que pour l’instant, cette Self-Service BI grandit plutôt "à côté" de sa grande sœur, à son propre rythme. Le lien existe, elle peut par exemple vivre dans une IT maîtrisée, on peut s’appuyer sur sa modélisation mais on s’aperçoit que le passage total de l’une à l’autre n’est pas encore trivial. Il est vrai qu’en tant que techniciens, nous pouvons regretter de perdre l’excellence technique que nous trouvons dans des projets décisionnels classiques, mais il semble qu’en réalité elle ne soit pas du tout menacée.

Au contraire, on sent une croissance générale du marché, la Self-Service BI ne faisant que changer les ratios, avec plus de self-service, oui, mais dans plus de décisionnel au sens large. De plus, elle crée des opportunités business, en termes d’accompagnement, de coaching, de formation – et inscrit la BI là où elle ne serait peut-être jamais arrivée, en éveillant les utilisateurs à un mode de pensée dimensionnel qu’ils n’auraient probablement jamais acquis.

Force est de constater que ce n’est qu’un début. Les outils s’enrichissent, s’améliorent. Les frontières s’amenuisent pour que demain, ce ne soit qu’une question de public.